オフィス移転を進めるにあたって、「まずは現在の事務所を解約してから次の場所を探そうと」考える方もいるでしょう。

しかし、詳細が決まらないまま手続きを行うと、業務の停滞や想定外のコストが発生するなど、さまざまなトラブルにつながる可能性があります。

リスクを軽減させるためには、あらかじめ次の場所を契約しておき、影響を最小限に抑えることが重要です。

この記事では、スムーズなオフィス選びを実現するためのポイントや注意点を解説します。

オフィス解約前に移転先を確保しておくべき理由

事業拠点を変更する際は、各種届出や取引先への案内など、より計画的な準備が求められます。

新しい入居先が決まらないまま退去手続きを進めてしまうと、通常業務に支障をきたすという実例も少なくありません。

まずは、事前に移転先を確保しておくべき理由を確認していきましょう。

業務を止めずに移転できる

別のオフィスに移る場合は、現在の業務を進行しつつ、什器や備品の搬出入に加え、インターネット回線の切り替えといった申請が必須です。

特に顧客対応や会議が多い企業では、移転期間中もルーティンワークを優先し、並行して次の拠点の設備や通信環境を整えられます。

その結果、社員が手を止めることなく移転でき、円滑な事業運営を維持しやすくなります。

住所変更・登記変更を余裕をもって進められる

オフィス移転に伴い、法人登記をはじめ、銀行口座や許認可、名刺、ホームページなど、住所情報を更新すべき項目は多岐にわたります。

新住所を早期に確定しておけば、これらの手続きを前倒しで計画的に進められるため、登記変更もスムーズに行えます。

必要書類を準備するのはもちろんのこと、余裕を持って荷造りなども済ませ、移転後もスムーズに営業できる状態にしましょう。

条件の良い物件を比較して選べる

移転先を探す時間に余裕があれば、複数の物件をじっくりと比較検討しながら、自社の運用方針や事業計画に合ったオフィスを選ぶ方法もおすすめです。

立地や設備のほか、賃料や契約条件まで含めて多角的にチェックできるため、より条件の良い物件と出会える確率が高まります。

十分な精査を経て契約すればミスマッチも起こりにくく、長く快適に働ける環境づくりが実現できます。

次のオフィスを選ぶ際に確認したいポイント

理想のオフィスを見つけるためには、アクセスのしやすさや機能性、費用など複数の視点から見比べ、自社に最も適した場所を見極めることが大切です。

ここでは、満足度の高い物件を絞り込む際に、事前に押さえておきたいポイントを紹介します。

立地やアクセスの利便性をチェックする

オフィスの立地は、従業員の快適な通勤や取引先とのスムーズな打ち合わせを後押しする欠かせない要素です。

最寄り駅からの距離や交通手段に加え、来客の多い企業であれば、わかりやすく訪れやすい周辺環境を選んでおくと企業イメージの向上も期待できます。

事業内容によっては、顧客の多いエリアに拠点を構えることで、事業拡大後もビジネスチャンスを掴めるようになります。

必要な広さと設備が充実しているかリサーチする

従業員数や働き方に合わせて適切な広さを確保しておくと、生産性の高い快適な職場環境が望めます。

そのため、会議室やセキュリティ設備、社員の共用スペースなど、自社に必要な機能が整っているかを細かく確認しておくと安心です。

将来的な人員増加も見据えて検討すれば、長く活躍できる拠点に出会え、無駄のない移転計画が具現化できます。

賃料以外にかかる運営費も比較する

拠点選びでは月額賃料に目が向きがちですが、共益費や光熱費、通信費、駐車場代なども含めた総額で比較すれば、よりお得なオフィスを厳選することが可能です。

一見するとシンプルな契約料金の物件でも、運営コストまで含めて計算すると、自社の予算にぴったり合った移転先を見つけやすくなります。

契約条件や解約条件も事前に精査する

契約期間や更新条件、解約予告期間といった条件を事前にしっかり確認しておけば、長期にわたってトラブルなく利用を続けられます。

一般的な賃貸物件では、解約の数か月前に報告が必要なケースもあるため、あらかじめ契約書の内容を把握しておくとスムーズに退去できます。

将来的な事業の変化も視野に入れ、変化に強い経営基盤を整えておく点が重要です。

オフィス移転で失敗しないための注意点

移転先が決まっていても、準備不足やスケジュール管理の甘さから思わぬアクシデントが起きる場合があります。

安全に拠点を変更するためには、事前に注意点を押さえ、計画的に進めるよう意識しなければいけません。

ここでは、オフィス移転時によくある失敗例と具体的な対策例をご紹介します。

退去日と入居日のスケジュールを調整する

退去日と入居日の間隔が空きすぎると余計な費用が発生し、反対に近すぎると準備が間に合わない可能性があります。

目安として1〜2週間の余裕を持たせると、トラブルなく引き渡しから入居までを進めやすくなります。

引っ越し業者の手配や設備工事の日程も踏まえながら、無理のないスケジュールを組んでおきましょう。

原状回復費用を事前に把握しておく

退去時には、原状回復工事が必要になるケースが多々あります。

負担範囲は賃貸条件によって異なるため、事前に見積もりしておくと対応しやすいでしょう。

契約書の原状回復条項は、入居時点でチェックしておけば後々のトラブル防止につながります。

取引先や顧客への住所変更案内を忘れない

引っ越し後に旧住所へ郵便物が届いたり、取引先が来社したりするのを避けるためにも、早めの報告が欠かせません。

関係者に連絡するだけでなく、自社ホームページやSNS、各種登録情報なども更新する必要があります。

一報入れる際は、引っ越しの1〜2か月前を目安に行うと相手にも誠実さが伝わります。

引っ越し当日の業務停止リスクを減らす

オフィスを移る当日は、インターネットや電話回線が一時的に使えなくなることがあります。

重要な会議や納期対応と日程が重ならないよう予定を組み直し、バックアップ体制を整えておきましょう。

また、一時的にモバイルWi-Fiを準備するほか、在宅勤務へ切り替えるのも有効なプランの一つです。

オフィス解約前に移転先を確保して計画的に進めよう

事業拠点の変更を成功させるためには、余裕を持った準備と計画的な対応が求められます。

特に、新たな入居先の選定を後回しにすると、業務や各種手続きに影響が及び、いっそう懸念が強まります。

なお、初期費用や内装工事を抑えながら拠点を整えられるbeberiseのレンタルオフィスも、移転先の選択肢の一つとして実用的です。

立地や設備が充実した物件を多数ご用意していますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。