オンライン面接は場所を問わず実施できる一方で、どこから参加してもよいわけではありません。

通信環境が不安定だったり、周囲の声が入り込んだりすると、応募者とのやり取りがスムーズに進まない可能性があります。

また、面接では応募者の経歴や希望条件などを聞くため、会話が周囲に漏れない環境を確保することも重要です。

この記事では、企業がオンライン面接を行う場所の選択肢や、場所選びで確認したいポイント、避けたほうがよい環境について解説します。

オンライン面接を行う場所が重要な理由

オンライン面接では、応募者と落ち着いて会話でき、プライバシーを確保できる場所を選ぶことが重要です。

対面面接とは異なり、オンライン面接ではインターネット環境やマイク、カメラを通してコミュニケーションを取ります。

そのため、通信状況や周囲の環境が面接の進めやすさに影響します。

ここでは、オンライン面接を行う場所が重要な3つの理由を紹介します。

通信トラブルが面接の進行に影響する

オンライン面接では、安定した通信環境を確保できる場所を選ぶ必要があります。

通信が不安定な場所では、映像が止まる、音声が途切れる、Web会議システムから切断されるといったトラブルが発生する可能性があります。

何度も聞き直したり接続し直したりすると、限られた面接時間を十分に活用できません。

応募者も話しにくくなり、本来確認したかった内容まで聞けないことも考えられます。

オンライン面接を予定している場合は、事前に通信速度や接続状況を確認し、安定して利用できる環境を用意しましょう。

周囲の音や映り込みが応募者の印象を左右する

採用担当者側の音や背景にも配慮し、面接に集中できる環境を整えることが大切です。

周囲の会話や電話の音が頻繁に聞こえる場所では、応募者が質問を聞き取りにくくなります。

また、人が何度も後ろを通ったり、雑然とした場所が映ったりすると、応募者が面接に集中できない可能性もあります。

オンライン面接では、採用担当者側の画面に映る範囲も面接環境の一部です。

静かな場所を確保したうえで、事前にカメラを起動し、背景や画角に問題がないか確認しておきましょう。

面接内容や個人情報への配慮が必要になる

オンライン面接は、第三者に会話を聞かれにくい場所で行う必要があります。

面接では、応募者の職歴や転職理由、希望条件など、個人的な内容について話す場面があります。

周囲に人がいる場所で実施すると、こうした会話が第三者に聞こえてしまう可能性があります。

採用担当者同士で応募者について話す場合も同様に注意が必要です。

オンライン面接だからこそ場所を自由に選べますが、プライバシーへの配慮は欠かせません。

扉を閉められる会議室や個室など、周囲と空間を分けられる場所を選びましょう。

オンライン面接を行う場所の選択肢

オンライン面接を行う場所には、自社の会議室だけでなく、レンタルオフィスやコワーキングスペース、自宅などの選択肢があります。

重要なのは、それぞれの特徴を理解したうえで、面接に必要な環境を確保できる場所を選ぶことです。

ここでは、代表的な4つの選択肢を紹介します。

自社オフィスの会議室

自社に個室の会議室がある場合は、オンライン面接の場所として利用しやすいでしょう。

普段から利用しているインターネット回線やパソコンを使えるため、新たに作業環境を準備する負担を抑えられます。

社内で複数の担当者が面接に参加する場合も、同じ場所に集まりやすい点がメリットです。

一方、会議室の利用頻度が高い企業では、希望する時間に確保できないことがあります。

また、隣室や執務スペースの音が入りやすい場合もあります。

利用前には、予約状況だけでなく周囲の音や通信状態も確認しておきましょう。

レンタルオフィスの個室・会議室

社内に適した場所がない場合は、レンタルオフィスの個室や会議室を利用する方法があります。

レンタルオフィスには、デスクやインターネット環境など、仕事に必要な設備が用意されている施設があります。

個室や会議室を利用すれば、周囲の視線や会話を気にせず、オンライン面接を進めやすくなります。

特に、自社の会議室が足りない場合や、小規模な事業所で面接スペースを確保できない場合に便利です。

施設によって設備や利用条件は異なるため、通信環境や個室の仕様、利用可能時間などを確認して選びましょう。

コワーキングスペースの個室

コワーキングスペースを利用する場合は、オンライン通話に対応した個室を選ぶことが重要です。

コワーキングスペースは、外出先や自社以外で仕事をしたい場合に利用しやすい環境です。

施設によっては個室やWeb会議用のブースが設置されており、オンライン面接に利用できることもあります。

ただし、オープンスペースでは周囲の声が入りやすく、面接内容を聞かれる可能性があります。

オンライン面接で利用する場合は、個室内でWeb会議が可能か、予約が必要か、利用時間に制限がないかなどを事前に確認しておきましょう。

自宅

自宅からオンライン面接を行う場合は、仕事専用の静かなスペースを確保できるか確認しましょう。

通勤や移動が不要で、自宅のインターネット環境をそのまま利用できる点はメリットです。

リモートワークを取り入れている企業では、採用担当者が自宅から面接を行うケースも考えられます。

一方、家族の声や生活音が入る、背景に私物が映るなど、自宅特有の問題もあります。

別室を利用する、背景を整える、同居する家族に面接時間を伝えておくなど、仕事と生活空間をできるだけ分ける工夫が必要です。

オンライン面接の場所選びで確認したいポイント

オンライン面接の場所を選ぶ際は、通信環境だけでなく、音やプライバシー、画面に映る環境まで確認することが大切です。

オンライン面接を安定して進められるかどうかは、場所の設備や周囲の状況によって変わります。

ここからは、場所を決める前に確認しておきたいポイントを紹介します。

安定したインターネット環境があるか

オンライン面接では、映像と音声を安定して送受信できるインターネット環境が欠かせません。

通信状況が悪いと、画面が固まったり、会話にタイムラグが生じたりする可能性があります。

面接直前になって接続できない事態を避けるためにも、利用予定のWeb会議システムを事前に起動して確認しておきましょう。

特に初めて利用する会議室や外部施設では、Wi-Fiの有無だけで判断しないことが大切です。

実際に接続できるかを確認し、必要に応じて有線LANや予備の通信手段も準備しておくと安心です。

周囲の声や雑音が入りにくいか

オンライン面接には、周囲の声や雑音がマイクに入りにくい場所が適しています。

マイクは採用担当者の声だけでなく、電話の着信音やほかの社員の会話、施設内のBGMなども拾うことがあります。

雑音が続くと応募者が質問を聞き取りにくくなり、会話のテンポも崩れやすくなります。

イヤホンやヘッドセットで聞き取りやすさを改善できても、周囲の音そのものを完全に防げるとは限りません。

できるだけ扉のある個室を選び、面接前に実際の音の入り方を確認しておきましょう。

面接内容が周囲に聞こえないか

応募者のプライバシーを守るため、会話が第三者に聞こえにくい場所を選びましょう。

オンライン面接では、採用担当者が質問するだけでなく、応募者が自身の経歴や現在の勤務状況などについて話します。

共有スペースで面接をすると、その内容が周囲に聞こえる可能性があります。

特に、カフェやオープンなワークスペースなど、不特定多数の人が出入りする場所は注意が必要です。

個室であっても防音性は施設によって異なるため、隣のスペースへの音漏れなども確認したうえで利用するとよいでしょう。

背景や照明を整えやすいか

オンライン面接では、採用担当者の表情が見えやすく、余計なものが映り込まない環境を選びましょう。

背後に人が頻繁に通る場所や、社内資料が映り込む位置では、応募者が会話に集中しにくくなる可能性があります。

また、逆光や暗すぎる室内では顔が見えにくく、表情を使ったコミュニケーションが取りづらくなります。

面接前にカメラを起動し、画面に映る範囲を確認することが大切です。

背景だけでなく、カメラの高さや照明の向きも調整し、お互いの表情を確認しやすい状態を整えましょう。

長時間でも利用しやすい環境か

複数の応募者と続けて面接する場合は、長時間利用しても業務に支障が出にくい場所を選びましょう。

採用活動では、1日に複数件のオンライン面接を実施することがあります。

そのたびに場所を移動したり、利用時間を気にしたりすると、採用担当者の負担が増えてしまいます。

外部の個室や会議室を利用する場合は、予約できる時間や延長の可否、電源の有無なども確認しておくことが大切です。

面接件数や所要時間を考慮し、余裕を持った時間で利用できる場所を確保しましょう。

オンライン面接を避けたほうがよい場所

オンライン面接では、周囲に人が多い場所や、通信・音の環境を安定させにくい場所は避けたほうがよいでしょう。

場所の選択を誤ると、応募者との会話が途切れるだけでなく、面接内容が第三者に聞かれる可能性もあります。

ここでは、オンライン面接に適していない代表的な場所を紹介します。

カフェなど周囲に人がいる場所

カフェなど不特定多数の人がいる場所は、企業側がオンライン面接を行う場所としては適していません。

店内ではほかの利用客の会話やBGM、食器の音などが入りやすく、応募者の声を聞き取りにくくなる可能性があります。

さらに、採用担当者の質問や応募者の回答が周囲に聞こえる点にも注意が必要です。画面にほかの利用客が映り込むことも考えられます。

外出中に面接を行う必要がある場合でも、カフェではなく、オンライン通話に対応した個室や会議室を確保するのがおすすめです。

オープンスペースや共有スペース

社内や施設内のオープンスペースも、オンライン面接にはできるだけ使用しないほうがよいでしょう。

周囲に社員や施設利用者がいると、会話が聞こえたり、人の移動が画面に映り込んだりする可能性があります。

採用担当者自身も周囲が気になり、応募者との会話に集中しにくくなります。

特に採用面接では、応募者の個人的な情報を扱うため、通常のオンライン会議以上に周囲への配慮が必要です。

社内で実施する場合も、執務スペースではなく、扉を閉められる会議室などを利用しましょう。

通信環境が不安定な場所

Wi-Fiが利用できても、接続が安定しない場所でオンライン面接を行うのは避けましょう。

フリーWi-Fiなど、多くの人が同時に利用する回線では、時間帯によって通信速度が変化することがあります。

途中で映像や音声が止まれば、質問を繰り返す必要があり、面接時間が予定より長引くこともあります。

外部施設を利用する場合は、Wi-Fiがあるかだけでなく、オンライン会議を問題なく行える環境か確認することが重要です。

事前に接続テストを行い、安定性に不安がある場合は別の場所を検討しましょう。

オンライン面接用の場所がないならレンタルオフィスも選択肢

オンライン面接では、安定した通信環境とプライバシーを確保でき、応募者と落ち着いて話せる場所を選ぶことが重要です。

自社に会議室があれば利用できますが、予約が埋まりやすい場合や、周囲の音が入りやすい場合はオンライン面接に適さないこともあります。

社内に適した場所を確保できない企業は、レンタルオフィスの個室や会議室を活用するのも一つの方法です。

仕事に必要な設備が整ったレンタルオフィスなら、オンライン面接だけでなく、普段の業務や打ち合わせにも活用できます。

beberiseでは、東京都内を中心にレンタルオフィスを展開しています。

オンライン面接を安定して行える仕事環境を確保したい場合は、レンタルオフィスの利用も検討してみてください。