オンライン会議をしたいものの、「自宅では家族や生活音が気になる」「外出先で落ち着いて話せる場所が見つからない」と困ることもあるでしょう。

オンライン会議では、ただ座って話せるだけでなく、周囲に会話を聞かれにくい環境や、安定したWi-Fi、声を出しても問題ないスペースを確保することが大切です。

この記事では、オンライン会議をする場所がないときに利用できるスペースや、場所選びで確認したいポイント、自宅での会議が難しい場合の対処法をわかりやすく紹介します。

オンライン会議をする場所がないときに使えるおすすめスペース

オンライン会議をする場所がないときは、個室やWi-Fi環境が整ったスペースを利用するのがおすすめです。

外出先でもオンライン会議ができる場所はいくつかあります。ただし、周囲の音や通信環境、プライバシーの確保しやすさは場所によって異なります。

会議の内容や利用時間に合わせて、適したスペースを選びましょう。

レンタルオフィスの個室・会議室

周囲を気にせずオンライン会議をしたい場合は、レンタルオフィスの個室や会議室が適しています。

仕事をすることを前提としたスペースのため、デスクや椅子、Wi-Fiなど、業務に必要な環境が整っていることが一般的です。

個室や会議室であれば、オープンスペースと比べて周囲に会話を聞かれにくく、取引先との商談や社内会議にも利用しやすいでしょう。

オンライン会議だけでなく、その前後の資料作成やメール対応なども同じ場所で行える点も便利です。

貸会議室

必要な時間だけオンライン会議の場所を確保したい場合は、貸会議室も選択肢になります。

時間単位で利用できる施設が多く、1人向けの小規模な部屋から複数人で利用できる会議室まで、用途に応じて選べます。

個室であれば、カフェなどと比べて周囲の音を気にせず話しやすいこともメリットです。

ただし、Wi-Fiやモニター、電源などの設備は施設によって異なります。予約する前に、オンライン会議に必要な設備が利用できるか確認しておきましょう。

コワーキングスペース

オンライン会議だけでなく、会議の前後にも仕事をしたい場合はコワーキングスペースが便利です。

Wi-Fiや電源を利用できる施設が多く、パソコンを使った作業をしやすい環境が整っています。

ただし、共有スペースではオンライン会議や通話を禁止している場合があります。また、通話可能でも周囲に会話が聞こえやすい点には注意が必要です。

オンライン会議で利用するなら、Web会議用のブースや個室が用意されている施設を選ぶと安心です。

カラオケ

急ぎで個室を確保したいときは、カラオケをオンライン会議に利用する方法もあります。

個室のため声を出しやすく、店舗数も多いため、外出先で会議場所を探す際の候補になります。

一方で、隣室から歌声や音楽が聞こえたり、店内のWi-Fiがオンライン会議に適していなかったりする場合があります。

重要な商談や静かな環境が必要な会議では、音や通信環境を事前に確認したうえで利用することが大切です。

カフェ・喫茶店

カフェや喫茶店は手軽に利用できますが、重要なオンライン会議にはあまり適していません。

予約なしで入りやすく、Wi-Fiや電源を利用できる店舗もあるため、短時間の打ち合わせで利用を検討する人もいるでしょう。

しかし、周囲の話し声や店内BGMがマイクに入りやすいうえ、会議の内容をほかの利用者に聞かれる可能性があります。

利用する場合は店舗のルールを確認し、機密情報や個人情報を扱わない会議に限定するなどの配慮が必要です。

オンライン会議をする場所の選び方

オンライン会議の場所は、静かさだけでなく、プライバシーや通信環境、設備まで確認して選ぶことが大切です。

会議中のトラブルを避けるためにも、予約前に利用環境を確認しておきましょう。ここでは、特に確認したいポイントを紹介します。

周囲に会話を聞かれにくいか

仕事のオンライン会議では、周囲に会話を聞かれにくい場所を選びましょう。

オンライン会議では、取引先の情報や売上、社内の予定など、第三者に聞かれたくない内容を話すことがあります。

オープンスペースでは、自分がイヤホンを使用していても、自分の発言は周囲に聞こえてしまいます。

重要な情報を扱う場合は、扉や壁で仕切られた個室や会議室など、プライバシーを確保しやすい場所を選ぶことが重要です。

安定したWi-Fi環境があるか

オンライン会議では、安定してインターネットに接続できる環境が欠かせません。

通信が不安定になると、映像が止まったり音声が途切れたりして、会議の進行に影響する可能性があります。

施設のWi-Fiを利用する場合は、オンライン会議に対応できる環境か事前に確認しておくと安心です。

万が一に備えて、スマートフォンのテザリングなど、別の通信手段を用意しておく方法もあります。

声や周囲の音を気にせず話せるか

オンライン会議では、自分が話しやすく、周囲の雑音が入りにくい場所を選ぶことも重要です。

人の出入りが多い場所やBGMが大きい場所では、相手が自分の声を聞き取りにくくなる場合があります。

反対に、静かな共有スペースでは、自分の声が周囲の迷惑になる可能性もあります。

通話可能な個室やWeb会議用ブースなど、会話することを想定したスペースを選ぶと、落ち着いて参加しやすくなります。

電源やデスクなど必要な設備があるか

長時間のオンライン会議では、電源やデスクなどの設備も確認しておきましょう。

パソコンの充電が不足すると、会議の途中で接続できなくなる可能性があります。また、小さなテーブルではパソコンと資料を同時に広げにくく、作業しづらいこともあります。

電源や十分な広さのデスクに加えて、必要に応じてモニターなどの設備も確認しておくと安心です。

会議の内容を想定して、必要な設備がそろった場所を選びましょう。

利用したい時間に予約できるか

オンライン会議の予定が決まっている場合は、希望する時間に確実に利用できる場所を選ぶことが大切です。

予約不要のカフェなどは、当日の混雑状況によって席を確保できない可能性があります。

大切な商談や時間変更が難しい会議では、事前予約できる個室や会議室を利用したほうが安心です。

予約可能な時間や延長方法、キャンセル条件なども確認しておけば、予定が変わった場合にも対応しやすくなります。

オンライン会議で避けたい場所

仕事のオンライン会議では、雑音が多い場所や通信が不安定な場所、情報漏えいにつながる可能性がある場所は避けましょう。

オンライン会議は相手との会話だけでなく、画面共有や資料の確認を行うこともあります。会議をスムーズに進めるためにも、次のような環境には注意が必要です。

周囲の話し声や雑音が多い場所

人の話し声やBGM、交通音などが大きい場所は、オンライン会議には適していません。

雑音がマイクに入ると相手が発言を聞き取りにくくなり、何度も聞き返す必要が生じることがあります。

駅や商業施設の共有スペース、混雑したカフェなどは、時間帯によって周囲の音が大きくなる可能性があります。

重要な会議では、できるだけ静かな個室を選び、会話に集中できる環境を確保しましょう。

通信環境が不安定な場所

Wi-Fiの速度や接続状態が安定しない場所も、オンライン会議では避けたほうがよいでしょう。

映像や音声が頻繁に止まると、会議の内容を正確に把握できず、進行が遅れる原因になります。

特に資料の画面共有や複数人でのビデオ通話では、安定した通信環境が必要です。

初めて利用する施設ではWi-Fiの利用条件を確認し、重要な会議の場合は余裕を持って到着して接続状況を確認しておくと安心です。

機密情報や個人情報を聞かれる可能性がある場所

第三者に会話を聞かれる可能性が高い場所では、機密情報や個人情報を扱うオンライン会議は避けましょう。

カフェや共有ラウンジなどでは、自分が小声で話していても、近くの利用者に内容が聞こえる可能性があります。

また、パソコンの画面から資料や顧客情報を見られることにも注意が必要です。

顧客情報や契約内容、社内情報などを扱う会議では、個室や会議室を利用して第三者から見聞きされにくい環境を確保しましょう。

自宅でオンライン会議をするのが難しい理由

自宅はオンライン会議を始めやすい一方、生活環境によっては仕事に適した場所を確保できないことがあります。

家族と暮らしている場合や仕事専用の部屋がない場合は、音や背景などが気になることもあるでしょう。自宅でオンライン会議をしにくい主な理由を紹介します。

家族や生活音が入りやすい

家族と暮らしている場合、自宅では生活音を完全に防ぐことが難しい場合があります。

家族の話し声やテレビ、掃除機、インターホンなどの音がマイクに入ると、会議の妨げになる可能性があります。

自分だけでなく家族にも会議中の行動を配慮してもらう必要があり、お互いに負担を感じるケースもあるでしょう。

会議の回数が多い場合は、仕事中だけでも自宅以外の静かな場所を利用する方法があります。

仕事に適したスペースを確保しにくい

自宅に仕事専用の部屋がない場合、オンライン会議に適したスペースを確保しにくくなります。

ダイニングテーブルやリビングなどでも参加できますが、家族が同じ空間を使っていると、会議のたびに場所を空けてもらう必要があります。

また、長時間パソコンを使用することを想定したデスクや椅子がないと、身体への負担も大きくなりがちです。

オンライン会議やデスクワークが多い場合は、仕事専用の環境を確保することも検討しましょう。

背景や生活空間が映り込むことがある

自宅でオンライン会議をすると、カメラに生活空間が映り込む可能性があります。

バーチャル背景やぼかし機能を使えばある程度対策できますが、カメラの位置や動きによって室内が見えることもあります。

特に取引先との商談や採用面接など、相手からの印象も意識したい場面では、背景まで整える必要があります。

仕事向けに整備された個室や会議室であれば、生活空間を気にせずオンライン会議に参加しやすくなります。

オンライン会議が多いならレンタルオフィスも選択肢

オンライン会議をする場所に困ることが多い場合は、仕事に必要な環境が整ったレンタルオフィスを活用する方法があります。

カフェやカラオケは一時的な利用には便利ですが、周囲の音や通信環境、プライバシーが気になる場合があります。オンライン会議の頻度が高い人ほど、安定して利用できる仕事場所を確保しておくと便利です。

レンタルオフィスなら、個室や会議室を活用しながら、オンライン会議の前後にデスクワークを行うこともできます。

自宅でオンライン会議をしにくい場合や、仕事とプライベートの場所を分けたい場合は、レンタルオフィスを仕事の拠点として活用することも検討してみましょう。